POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES Y DE LA INFORMACIÓN 

RUTAS ON ON OFF Soluciones en Línea S.A.S., en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012,
Decreto Reglamentario 1377 de 2013, los cuales dictan las disposiciones generales para
la
protección de datos personales, ha establecido la siguiente política para el manejo de la
información y datos personales de los usuarios de RUTAS ON.
Datos del responsable del Tratamiento.
Razón Social: ON OFF Soluciones en Línea S.A.S.
NIT: 900.986.387
Domicilio: Pereira, Risaralda
Teléfono: 3146205385
Dirección de notificación: Av. Juan B. Gutiérrez Calle 8 N.º 19-80, Edificio Premium, Piso 2

1. Bases de Datos de la Compañía ON OFF SOLUCIONES EN LINEA S.A.S
La compañía maneja bases de datos en las cuales almacena la información relacionada con:
registros contables, proveedores y contratistas, clientes, empleados y de seguridad y salud en el trabajo.
Cada una de estas bases de datos tendrá unas finalidades específicas para el tratamiento de los datos personales; contendrán diversos tipos de datos y se ubicarán física o electrónicamente dependiendo el caso, de acuerdo con las políticas de seguridad y control que maneja la compañía
para la recolección, almacenamiento y protección de los datos personales de los titulares.
Los datos personales tratados por la compañía deberán someterse estricta y únicamente a lasfinalidades de cada una de las bases de datos. Así mismo, la compañía almacenará datos personales de los titulares para que sean tratados directa o indirectamente con fines contractuales, comerciales, financieros, corporativos, laborales, contables, tributarios y administrativos de la compañía. Como consecuencia de lo anterior, los encargados o terceros que tengan acceso a los datos personales por virtud de ley o contrato mantendrán el tratamiento en el marco de dichas finalidades.

2. Finalidad
La compañía almacenará datos personales de los titulares, para que sean tratados directa o indirectamente con las siguientes finalidades:
a) Cumplir con los procesos internos para la gestión de toda la información necesaria en el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos, contables y de facturación de la compañía;
b) Cumplir con el proceso interno de manejo de información para la emisión, cobro, pago y remisión de las respectivas facturas que se expidan en virtud del desarrollo del objeto social y la actividad comercial de la compañía;
c) Cumplir con el proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos en materia tributaria, corporativa, contable y de facturación de la compañía;
d) Cumplir con los procesos al interior de la compañía, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas;
e) Mantener y procesar por computadora u otros medios, cualquier tipo de información, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos, contables y de facturación de On Off Soluciones en Línea S.A.S.;
f) Transmisión de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos, de mercadeo y/o operativos, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes;
g) Las demás finalidades en materia tributaria, corporativa, contable y de facturación de la compañía, que determinen los responsables en procesos de obtención de datos personales para su tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas internas de la compañía, siempre y cuando sean comunicadas a los titulares en el momento de la recolección de los datos personales.

h) Gestionar operativa y administrativamente la información de clientes y proveedores en las operaciones económicas, financieras y contables de la compañía, y que están directamente relacionadas con la gestión de facturación, cobros y pagos que se presentan en el desarrollo y cumplimiento de los proyectos asumidos contractualmente por ON OFF SOLUCIONES EN LINEA S.A.S en lo referente al desarrollo de software y a la comercialización de bienes y servicios de manera virtual.
i) Cumplir con los procesos internos en materia de admisión, selección, administración y vinculación de postulantes, aprendices, empleados y en general del personal de la compañía o de terceros;

j) Concesión y gestión de permisos, licencias y autorizaciones; gestión de sanciones, amonestaciones y llamados de atención a los empleados de la compañía;
k) Otorgamiento y cesión de créditos de libranza de los empleados;
l) Validación de la vinculación al sistema de seguridad social en salud, pensiones, riesgos laborales y caja de compensación familiar de los empleados;
m) Cumplir con los procesos internos de manejo de nómina de la compañía, pago de salarios, prestaciones sociales, junto con la respectiva afiliación al sistema de seguridad social en salud, pensiones, riesgos laborales, caja de compensación laboral de los empleados y todo aquello relacionado con el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo;
n) Cumplir con los procesos internos de control de asistencia y el cumplimiento de horario laboral de los empleados de la compañía;
o) Cumplir con los procesos internos de la compañía en lo que respecta a la transcripción de incapacidades laborales;
p) Otorgar beneficios legales y/o extralegales a los empleados y cualquier otro uso que se considere necesario para dar cumplimiento a la ley u obligaciones de carácter laboral;
q) Cumplir con el proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos de la compañía en materia laboral;

r) Cumplir con los procesos al interior de la compañía, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas;
s) Mantener y procesar por computadora u otros medios, cualquier tipo de información en virtud de la relación laboral existente entre la compañía y sus empleados, esto con el fin de dar cumplimiento a la ley u obligaciones de carácter laboral pertinentes;
t) Ofrecer diferentes productos o servicios propios o de terceros, relacionados directa o indirectamente con el objeto social de la compañía a todos aquellos que hayan autorizado el tratamiento de datos a la compañía;
u) Las demás finalidades en materia laboral, que determinen los responsables en procesos de obtención de datos personales para su tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas internas de la compañía, siempre y cuando sean comunicadas a los titulares en el momento de la recolección de los datos personales.

3. Tipos de Datos
Teniendo en cuenta las diferentes naturalezas de las bases de datos, estas incluirán, según
corresponda:
i. Datos no sensibles, tales como: datos generales y específicos de identificación y/o
ubicación; aquellos relacionados con la actividad económica, comercial o personal; datos
financieros, crediticos y/o derechos de carácter económico; datos de información
tributaria, tanto de clientes como proveedores; así como, datos generales relacionados
con la afiliación y aportes al sistema integral de seguridad social de los proveedores de la
compañía.
ii. Datos Sensibles, tales como: los datos relativos a la salud del titular (v.gr. exámenes,
pruebas, estudios, diagnósticos, tratamientos médico-ocupacionales, psicológicos o
psiquiátricos, generales o especializados de los empleados); datos de antecedentes
judiciales y/o disciplinarios; datos biométricos y/o morfológicos que voluntariamente
suministren los titulares, o los que puedan ser capturados en archivos de video o archivos
electrónicos por razones de seguridad privada y control de la compañía, o los que

suministren los titulares en el futuro; estos en relación con los empleados de la compañía.

4. Ubicación
La información contenida en la base de datos se recolectará, conservará, ordenará y
almacenará de la siguiente manera:
i. En archivos electrónicos propios, ubicados en el servidor virtual de la compañía;
ii. En archivos físicos propios, ubicados en las instalaciones de la sede principal de la
compañía.
5. Tratamiento Internacional de Datos Personales.
En virtud de las finalidades previamente establecidas, la compañía ON OFF
SOLUCIONES EN
LINEA S.A.S se compromete a proteger la privacidad de la información de los titulares de
los
datos personales que proporcionen información personal a través de cualquier medio
incluyendo, pero sin limitarse a estas, la información suministrada en correos electrónicos,
tarjetas de presentación, hojas de vida, contratos o acuerdos de cualquier naturaleza.
El objetivo de la compañía ON OFF SOLUCIONES EN LINEA S.A.S es el de utilizar
únicamente
la información necesaria para la satisfacción de intereses legítimos.
Igualmente, la compañía podrá hacer uso de los datos personales suministrados por los
titulares, en relación con las finalidades y los trámites referidos en el acápite anterior,
incluyendo la transferencia internacional de datos, desde y para Colombia, dando
cumplimiento a las normas y acuerdo generales de tratamiento de datos personales.
Así mismo, la dirección de correo electrónico y la información que se incluya en mensajes
o
correos electrónicos serán utilizadas para responder al titular o para las finalidades
específicamente definidas en el presente manual.
La compañía podrá compartir la información personal suministrada por el titular para el
cumplimiento de las finalidades aquí previstas; con este fin, los datos y la información
personal puede ser transferida fuera del país o domicilio del titular a otro u otros países,
aun cuando no tengan una legislación similar de protección de datos.
La compañía también puede compartir los datos y la información personal de los titulares
con otras compañías contratadas para proveer servicios. estas empresas -nuestros
proveedores- están obligados contractualmente a utilizar los datos y la información
personal que les compartimos única y exclusivamente con los fines establecidos en el
correspondiente contrato.

Los datos personales de los titulares no serán utilizados con finalidades diferentes a las
que este manual establece para el tratamiento de datos personales dedicadas a la
comercialización o explotación de bases de datos.
6. Derechos de los Titulares de los Datos Personales.
De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas
concordantes,
el titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del
tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros
frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o
aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo
cuando
expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo
previsto
en el artículo 10º de la Ley 1581 de 2012;
c) Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa
solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo
dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o
complementen;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no
se
respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o
supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya
determinado
que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a
la
Ley 1581 de 2012 y a la Constitución;
f) Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido
objeto
de tratamiento, de acuerdo con el artículo 21º del Decreto 1377 del 2013;
g) Conocer las modificaciones a los términos de esta política de tratamiento de datos
personales de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas

modificaciones o, en su defecto, de una nueva política de tratamiento de datos
personales;
h) Tener fácil acceso al texto de esta política de tratamiento de datos personales y sus
modificaciones;
i) Acceder de manera fácil y sencilla a los datos personales que se encuentran bajo el
control
de la compañía para ejercer efectivamente los derechos que la ley les otorga a los
titulares;
j) Conocer a la dependencia o persona facultada por la compañía frente a quien podrá
presentar peticiones, quejas, reclamos, consultas y cualquier otra solicitud sobre sus
datos
personales.

7. Persona o área encargada de atención de PQR.
La compañía ha designado como la persona encargada al analista jurídico, de la
recepción y
atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas de todo tipo, relacionadas con los
datos personales. El analista jurídico, conforme a lo establecido en este manual, tramitará
las peticiones, quejas, reclamos, consultas y cualquier otra solicitud en materia de datos
personales, de conformidad con la ley y el manual de tratamiento de datos personales.
Algunas de las funciones particulares del analista jurídico, en relación con datos
personales son:
a) Recibir las solicitudes de los titulares de datos personales, tramitar y responder
aquellas que
tengan fundamento en la Ley o el OD-PE-006 Manual de Tratamiento de Datos
Personales,
como:
i. Solicitudes de actualización de datos personales;
ii. Solicitudes de conocer los datos personales;
iii. Solicitudes de supresión de datos personales;
iv. Solicitudes de información sobre el uso dado los datos personales;
v. Solicitudes de actualización de los datos personales;
vi. Solicitudes de prueba de la autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido
según la ley.

b) Dar respuesta a los titulares de los datos personales sobre aquellas solicitudes que no
procedan de acuerdo con la ley.
Los datos de contacto del analista jurídico son:
Dirección física: Av. Juan B Gutiérrez Calle 8 #19-80
8. Procedimiento para ejercer el Derecho de HABEAS DATA.
El siguiente procedimiento se establece con el fin de que los titulares de los datos
personales
puedan ejercer sus derechos, de la siguiente manera:
9.1. Consultas
La compañía dispone de los mecanismos necesarios para que el titular, sus
causahabientes, sus representantes y/o apoderados, formulen consultas respecto de
cuáles son los datos personales del titular que reposan en las bases de datos de la
compañía; las cuales serán tramitadas bajo
las siguientes reglas:
a) La consulta se formulará por escrito físico dirigido al analista jurídico en el domicilio de
la
compañía.
b) La consulta deberá contener el nombre y el número del documento de identificación del
titular; los datos de contacto del solicitante (dirección, correo electrónico, teléfono) y los
documentos que acrediten su capacidad para formular la consulta.
c) Si el solicitante tuviere capacidad para formular la consulta, de conformidad con los
criterios
de acreditación establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, la
compañía
recopilará toda la información sobre el titular que esté contenida en el registro individual
de
esa persona o que esté vinculada con la identificación del titular dentro de las bases de
datos
de la compañía y se la hará conocer al solicitante;
d) La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a
partir
de la fecha de recibo de la misma y se responderá por el mismo medio que fue solicitada;
e) Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al

interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se
atenderá
su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al
vencimiento del primer término.
9.2. Reclamos
La compañía dispone de los mecanismos necesarios para que el titular, sus
causahabientes, sus representantes y/o apoderados, que consideren que la información
contenida en una base de datos de la compañía debe ser objeto de corrección,
actualización o supresión; o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de
los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013,
o cualquier otra norma que las modifique, complemente o aclare; formulen un reclamo
ante el Responsable, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
a) El reclamo se formulará por escrito físico dirigido al analista jurídico en el domicilio de la
Compañía ON OFF SOLUCIONES EN LINEA S.A.S.
b) El reclamo deberá contener el nombre y el número del documento de identificación del
titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido
(actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes), la dirección y los
datos de contacto e identificación del reclamante. Así mismo, el reclamo deberá
acompañarse con los documentos que el reclamante quiera hacer valer;
c) Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días
siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2)
meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información
requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo;
d) En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará
traslado a
quien corresponda, en un término máximo de dos (2) días hábiles, e informará de la
situación
al interesado;
e) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que
diga
"reclamo en trámite" y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
Dicha
leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido;
f) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a
partir del día siguiente a la fecha de su recibo;
g) Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al

interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en
ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer
término;
h) ON OFF SOLUCIONES EN LINEA S.A.S enviará las comunicaciones al titular de la
información por el mismo medio por el que recibió la reclamación.
9.3. Peticiones
La compañía dispone de los mecanismos necesarios para que el titular, sus
causahabientes, sus representantes y/o apoderados, formulen peticiones, con el fin de
actualizar, modificar, revocar la autorización y/o suprimir los datos, las cuales serán
tramitadas bajo las siguientes reglas:
La petición se formulará por escrito físico dirigido al domicilio de la compañía ON OFF
SOLUCIONES EN LINEA S.A.S.
i. Si la petición es enviada al domicilio de la compañía y en caso de que quien la reciba no
sea competente para resolverlo, dará traslado al competente.
ii. Si la petición está incluida en un reclamo o consulta, la petición será atendida en los
términos establecidos para cada uno;
iii. Si únicamente se radica la petición, será atendida en un término máximo de diez (10)
días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta y se responderá por el mismo
medio que fue solicitada;
iv. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al
interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se
atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término.
10. Supresión de datos
El titular de la información o sus causahabientes o representantes, previa acreditación de
su
identidad, tienen derecho en todo momento, a solicitar a ON OFF SOLUCIONES EN
LINEA
S.A.S., la supresión de sus datos personales cuando:
1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes
y
obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.

2. No exista una relación contractual con ON OFF SOLUCIONES EN LINEA S.A.S., o
haya
dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo
con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos
realizados por ON OFF SOLUCIONES EN LINEA S.A.S. y serán eliminados por el
encargado desde la plataforma.
Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el
responsable
puede negar el ejercicio de este en los siguientes casos:
1. La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el titular tenga el
deber
legal o contractual de permanecer en la base de datos.
2. No sea posible efectuar la eliminación de los datos por la orden de autoridad judicial o
administrativa con competencia en el territorio nacional.
3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del
titular, o
para garantizar el cumplimiento de una obligación legalmente adquirida por el titular.
PARÁGRAFO: Cuando la solicitud sea presentada por una persona distinta del titular, que
no
demuestre que actúa en calidad de apoderado, causahabiente, o cualquier otra condición
que le otorgue la facultad de representar al titular, se entenderá que la solicitud no fue
presentada.
Para el caso de YADINERO, la eliminación de datos personales solicitado por clientes
alegando suplantación, se adelantará por el siguiente procedimiento:
1. Solicitar fotocopia de la cédula de ciudadanía para verificar la titularidad.
2. Una vez el usuario proceda a aportar el documento de identidad, se suministrarán los
datos registrados en el sistema con el que realizaron la solicitud de crédito para que
presente la denuncia ante el ente competente.
3. Se solicitará copia de la denuncia del delito de Falsedad Personal contemplado en el
Código
Penal Colombiano, para proceder a eliminar el reporte negativo generado en las centrales
de riesgo.
4. No se procederá a la cancelación o anulación de la deuda hasta tanto se demuestre
que

efectivamente se trata de una suplantación, pero si realizamos la actualización de la
información en centrales de información financiera con el fin de no vulnerar los derechos
de
los titulares de los datos personales ni causar perjuicios a estos.
5. Llegado el caso que el cliente suplantado decida realizar el pago de la obligación
financiera
y haya enviado la denuncia se procederá a eliminar el reporte ante las centrales de riesgo.
11. Revocatoria de la Autorización
Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de
sus
datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición
legal o contractual o deje de existir el motivo que origino la recolección del dato. El titular
de la información podrá solicitar una revocación total o parcial de los fines para los cuales
fue conferida, evento en el cual, en la solicitud deberá indicar a cuál de estas corresponde
y de ser parcial deberá indicar para cuales de los fines desea revocar la autorización.
Habrá casos en los que el consentimiento, por su carácter de necesario en la relación
entre el titular y ON OFF SOLUCIONES S.A.S, para efectos del cumplimiento de un
contrato vigente o por disposición legal no podrá ser revocado.
12. Vigencia.
Esta política de tratamiento de datos personales rige a partir de la divulgación del
presente
documento y podrá ser modificado, corregido o ampliado cuando la compañía así lo
considere necesario. En el evento de que surjan cambios sustanciales que afecten las
políticas de tratamiento incorporadas al presente documento comunicará oportunamente a
los titulares de los datos personales dichos cambios. La comunicación se efectuará a
través de las cuentas de correo electrónico de los titulares o mediante publicación en el
sitio web del responsable.
De la misma manera, los datos personales que sean almacenados, utilizados o
transmitidos
permanecerán en las diferentes bases de datos personales de la compañía, con base en
el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las
finalidades mencionadas en esta política de tratamiento de datos personales, y para las
cuales fueron recolectados.
13. Aviso de Privacidad – Tratamiento de Datos Personales.
El responsable ha adoptado un aviso de privacidad para informar a los titulares de los
datos,
acerca de la existencia de las políticas de privacidad al interior de la compañía ON OFF
SOLUCIONES EN LINEA S.A.S

Los datos se almacenan con base en la información entregada directamente por el titular.
De
acuerdo con el Artículo 7º del Reglamentario 1377 de 2013, el envío de los datos
personales a la compañía, o a quien haga sus veces, en procesos de selección, la
entrega de tarjetas de
presentación, el registro en encuestas, la participación en eventos y en general cualquier
manifestación de la voluntad que no conste por escrito, en virtud de la cual el titular
suministre sus datos a la compañía, constituye una conducta inequívoca, la cual permite
concluir de forma razonable que la autorización prevista en la Ley 1581 de 2012 ha sido
otorgada en su calidad de titular.
Para informar a los titulares acerca de su incorporación en una base de datos, la
compañía podrá remitir una comunicación conforme al contenido del Aviso de Privacidad.
14. Aviso en el Envío de Correos Electrónicos.
Todos los correos electrónicos que sean enviados desde cualquiera de las cuentas o
direcciones electrónicas de la compañía ON OFF SOLUCIONES EN LINEA S.A.S a todo
tipo de persona, ya sean clientes, proveedores, postulantes, empleados y/o visitantes de
la compañía deberán contener el siguiente texto: (Texto para correos electrónicos).
“Este correo electrónico y sus anexos contiene información confidencial de ON OFF
Soluciones en Línea S.A.S., y/o información personal de terceras personas, que no podrá
ser usada, remitida, copiada, compilada, ofrecida, vendida, intercambiada, distribuida, o
publicada a menos que exista autorización explícita de ello o por disposición legal o de
autoridad competente. Sí este correo no fue remitido a usted por la persona autorizada o
con la facultad de remitir, comunicar o difundir la información que aquí aparece, y además
ésta no es de propiedad, le solicitamos de manera respetuosa que proceda a informarlo al
remitente, y a borrar o eliminar el presente correo, junto con sus archivos adjuntos, si los
incluyere. Para conocer los procedimientos de acceso, actualización, supresión y
rectificación de datos personales la compañía pone a su disposición la política de
tratamiento de datos personales, la cual, puede ser consultada en la dirección Av. Juan B.
Gutiérrez Calle 8 #19-80 Edifico Premium Piso 2 Pereira-Risaralda.”